قبل از دعوت · تصمیم

اول بپرس: اصلاً جلسه لازم است؟

خیلی از جلسه‌های بی‌نتیجه از همین‌جا شروع می‌شوند: موضوعی که با یک پیام حل می‌شد، جلسه شده است. قبل از دعوت، به این سه سؤال جواب بده:

دستور کار · هدف و زمان

هر جلسه یک هدف، یک خروجی و یک ساعت پایان

دستور کار را حداقل یک روز قبل بفرست. هدف را در یک جمله بنویس و به هر موضوع زمان مشخص بده. نمونهٔ یک جلسهٔ سی‌دقیقه‌ای در پروژهٔ فروشگاه:

ایده‌ای از آمازون: در آمازون به‌جای اسلاید، یادداشت‌های روایی شش‌صفحه‌ای نوشته می‌شود. طبق نامهٔ ۲۰۱۷ جف بزوس به سهام‌داران، در آغاز هر جلسه همه در سکوت یکی از این یادداشت‌ها را می‌خوانند. لازم نیست شش صفحه بنویسی؛ یک صفحه خلاصهٔ گزینه‌ها هم کمک می‌کند همه با اطلاعات یکسان بحث کنند.

افراد · فقط کسانی که لازم‌اند

جمع کوچک‌تر، تصمیم سریع‌تر

فقط سه گروه را دعوت کن: کسی که تصمیم می‌گیرد، کسی که اطلاعات لازم را دارد، و کسی که باید تصمیم را اجرا کند. بقیه صورت‌جلسه را می‌خوانند.

در جلسه · سه نقش

سر وقت شروع کن، سر وقت تمام کن

• سر وقت شروع کن، حتی اگر همه نرسیده باشند.
• هدف جلسه را در جملهٔ اول بگو.
• بحث‌های بی‌ربط را در فهرست «پارکینگ» بنویس و بعداً سراغشان برو.
• پنج دقیقهٔ آخر را فقط برای جمع‌بندی اقدام‌ها نگه دار.
• اگر هدف زودتر محقق شد، جلسه را زودتر تمام کن.

بعد از جلسه · صورت‌جلسه

اقدام بدون مسئول و مهلت، اقدام نیست

همان روز یک صورت‌جلسهٔ کوتاه بفرست: تصمیم‌ها و اقدام‌ها. همین چند خط است که جلسه را به کار تبدیل می‌کند. صورت‌جلسهٔ نشست درگاه پرداخت:

تصمیم: درگاهی انتخاب شد که زمان تأیید کوتاه‌تری دارد. یک خط کافی است: چه تصمیمی گرفته شد و چرا.

اگر جلسه ریسک تازه‌ای را نشان داد، همان روز آن را به فهرست ریسک اضافه کن.

طبقه‌بندی · انواع جلسه

هر جلسه شکل خودش را دارد

زمان‌ها پیشنهاد ما هستند. فقط اسکرام روزانه سقف رسمی ۱۵ دقیقه دارد. جلسه‌ای که حضور تو در آن لازم نیست، طبق ماتریس آیزنهاور در خانهٔ «واگذار کن» است.