برنامه‌ریزی و اجرا
مدیریت ریسک در پروژه؛ قبل از اینکه دیر شود
همهٔ ریسک‌ها را نمی‌شود از بین برد، اما می‌شود آن‌ها را زودتر دید. در این راهنما چرخهٔ مدیریت ریسک را روی همان پروژهٔ فروشگاه اینترنتی اجرا می‌کنیم: شناسایی، ارزیابی، پاسخ و پایش.
قدم اول · شناسایی
ریسک یعنی اتفاقی که هنوز رخ نداده است
به تعبیر PMI، رویدادها یا شرایطی، چه قابل پیش‌بینی و چه غیرمنتظره، ممکن است رخ دهند و بر هدف‌های پروژه اثر بگذارند؛ این اثر می‌تواند منفی یا مثبت باشد. پس ریسک فقط «تهدید» نیست؛ «فرصت» هم نوعی ریسک است.
با تیم بنشین و بپرس: چه چیزی ممکن است ما را عقب بیندازد یا جلو ببرد؟ برای اینکه چیزی جا نیفتد، دسته‌به‌دسته فکر کن:
- فنی
- افراد و منابع
- تأمین‌کنندگان
- مالی
- قانون و مجوزها
- بازار و مشتری
هر ریسک را در یک جملهٔ سه‌بخشی بنویس تا علت و اثرش روشن باشد:
درگاه پرداخت مدارک زیادی لازم دارد
تأیید درگاه ممکن است دیر برسد
افتتاح فروشگاه عقب می‌افتد
فرصت‌ها را هم بنویس. مثلاً اگر یک صفحهٔ پرمخاطب در شبکه‌های اجتماعی محصولات ما را معرفی کند، فروش ماه اول از پیش‌بینی بیشتر می‌شود.
قدم دوم · ارزیابی
احتمال × اثر: کدام ریسک اول؟
برای هر ریسک دو سؤال بپرس: چقدر احتمال دارد رخ دهد؟ و اگر رخ دهد، چقدر روی زمان، هزینه یا کیفیت اثر می‌گذارد؟ به هر کدام از ۱ تا ۳ امتیاز بده و دو عدد را در هم ضرب کن. ریسک‌های فروشگاه نمونه در این ماتریس این‌طور قرار می‌گیرند:
۶ تا ۹: اقدام فوری؛ همین حالا برایش پاسخ و مسئول تعیین کن.
۳ تا ۴: برنامهٔ پاسخ بنویس و مرتب پیگیری کن.
۱ تا ۲: در فهرست نگهش دار و هر هفته نگاهی به آن بینداز.
- R1 تأخیر در تأیید درگاه پرداخت
- R2 تأخیر عکاس در تحویل عکس‌ها
- R3 جدا شدن برنامه‌نویس اصلی از تیم
- R4 ترافیک بیش از ظرفیت در روز افتتاح
عدد دقیق مهم نیست. مهم این است که تیم بر سر ترتیب ریسک‌ها به توافق برسد. در پروژه‌های بزرگ‌تر معمولاً مقیاس ۱ تا ۵ به کار می‌رود.
قدم سوم · راهبردهای پاسخ
برای هر ریسک یک راهبرد انتخاب کن
راهنمای PMBOK برای تهدیدها و فرصت‌ها راهبردهای جداگانه‌ای پیشنهاد می‌کند. دو راهبرد «پذیرش» و «ارجاع» در هر دو گروه مشترک‌اند:
پاسخ به تهدیدها
- اجتناببرنامه را طوری تغییر بده که ریسک از بین برود. مثال: از درگاهی استفاده کن که قبلاً تأیید شده است.
- انتقالپیامد ریسک را به شخص ثالث واگذار کن، مثلاً با قرارداد یا بیمه. مثال: در قرارداد عکاس، بند جریمهٔ تأخیر بگذار.
- کاهشاحتمال یا اثر ریسک را کم کن. مثال: پیش از افتتاح، سایت را زیر بار سنگین آزمایش کن.
- پذیرشریسک را آگاهانه بپذیر و برایش ذخیره کنار بگذار.
- ارجاعاگر ریسک خارج از اختیار پروژه است، آن را به سطوح بالاتر سازمان ارجاع بده.
پاسخ به فرصت‌ها
- بهره‌برداریکاری کن که فرصت حتماً رخ دهد. مثال: همکاری با آن صفحهٔ پرمخاطب را از همین حالا قطعی کن.
- مشارکتبا کسی شریک شو که بهتر می‌تواند از فرصت استفاده کند. مثال: فروش ویژه را با یک برند مکمل برگزار کن.
- افزایشاحتمال یا اثر فرصت را بیشتر کن. مثال: برای روزی که محصول معرفی می‌شود، کد تخفیف ویژه آماده کن.
- پذیرشاگر فرصت پیش آمد، از آن استفاده کن، بی‌آنکه از قبل برایش هزینه کنی.
- ارجاعفرصت‌هایی را که از اختیار پروژه بزرگ‌ترند، به مدیران ارشد بسپار.
قدم چهارم · پایش
فهرست ریسک را زنده نگه دار
همهٔ این اطلاعات در یک جدول ساده جمع می‌شود: «فهرست ریسک» یا Risk Register. هر ریسک یک مسئول دارد؛ کسی که آن را زیر نظر دارد و پاسخ را اجرا می‌کند.
| شناسه | ریسک | امتیاز | پاسخ | مسئول | وضعیت |
|---|---|---|---|---|---|
| R1 | تأخیر در تأیید درگاه پرداخت | ۹ | کاهش: ثبت درخواست از هفتهٔ اول و آماده نگه داشتن درگاه جایگزین | مدیر پروژه | در حال اقدام |
| R4 | ترافیک بیش از ظرفیت در روز افتتاح | ۶ | کاهش: آزمایش سایت زیر بار سنگین پیش از افتتاح | برنامه‌نویس | باز |
| R2 | تأخیر عکاس در تحویل عکس‌ها | ۴ | انتقال: جریمهٔ تأخیر در قرارداد | مسئول محتوا | بسته‌شده |
| R3 | جدا شدن برنامه‌نویس اصلی از تیم | ۳ | پذیرش: مستندسازی کد و ذخیرهٔ احتیاطی | مدیر پروژه | در حال پایش |
ریسکی که رخ داده، دیگر ریسک نیست. حالا یک «مسئله» است؛ آن را از فهرست ریسک به فهرست مسائل ببر و درس‌آموخته‌اش را برای پروژهٔ بعد ثبت کن.
تماشا کن · سه ویدیوی معتبر
از دو دقیقه تا نیم ساعت
ویدیوها انگلیسی‌اند و دسترسی به یوتیوب از داخل ایران ممکن است محدود باشد.
دورهٔ رایگان · برنامه‌ریزی و اجرا
- ۱برنامهٔ واقع‌بینانهٔ پروژه
- ۲اولویت‌بندی با ماتریس آیزنهاور
- ۳مدیریت ریسک در پروژههمین درس
- ۴جلسهٔ کوتاه‌تر، نتیجهٔ بهتر
ریسک‌ها را دیدی؛ حالا جلسه‌ها را کوتاه‌تر و مؤثرتر کن تا وقت تیم صرف خود کار شود.
منابع
- PMI — مدیریت ریسک در پورتفولیو، برنامه و پروژه: راهنمای عملی (۲۰۲۴)
- PMI — استاندارد مدیریت ریسک در پورتفولیو، برنامه و پروژه
- PMI — سرفصل آزمون PMI-RMP (PDF)
- APM — What is risk in project management? (YouTube)
- ProjectManager — What Is Risk Management In Projects? (YouTube)
- Grow with Google — Risk Management Basics (YouTube)
تعریف ریسک بر اساس صفحهٔ رسمی PMI است و فهرست راهبردهای پاسخ بر اساس راهنمای PMBOK، ویرایش ششم (۲۰۱۷). پروژهٔ فروشگاه و امتیازها مثال‌اند. عکس‌ها: Alexei Maridashvili و Sable Flow در Unsplash.
نویسنده
