برنامه‌ریزی و اجرا
اولویت‌بندی کارها با ماتریس آیزنهاور
وقتی همه‌چیز فوری به نظر می‌رسد، معمولاً کارهای مهم عقب می‌افتند. ماتریس آیزنهاور با دو سؤال ساده کارها را از هم جدا می‌کند. در این راهنما کارهای یک هفتهٔ مدیر پروژهٔ همان فروشگاه اینترنتی را در چهار خانه می‌چینیم.
ریشه · دو سؤال
مهم با فوری فرق دارد
در اوت ۱۹۵۴، دوایت آیزنهاور، رئیس‌جمهور وقت آمریکا، در سخنرانی‌ای در دانشگاه نورث‌وسترن جمله‌ای را از قول «یک رئیس سابق دانشگاه» نقل کرد؛ با این مضمون که کارهای فوری معمولاً مهم نیستند و کارهای مهم معمولاً فوری نیستند. بعدها استیون کاوی در کتاب «هفت عادت مردمان مؤثر» (۱۹۸۹) این ایده را به یک جدول چهارخانه تبدیل کرد که امروز به نام آیزنهاور می‌شناسیم.
| یعنی | نمونه در پروژه | |
|---|---|---|
| مهم | به موفقیت و تکمیل پروژه کمک می‌کند | کارهای روی مسیر بحرانی، کارهای قراردادی |
| فوری | همین حالا توجه می‌خواهد، اما لزوماً مهم نیست | تلفنی که زنگ می‌زند، پیامی با برچسب «فوری» |
نمونهٔ کلاسیک کار فوری، تلفنی است که زنگ می‌زند. مقاله‌ای در کتابخانهٔ PMI هم همین مثال را می‌آورد: شاید ارزش جواب دادن داشته باشد، شاید هم نه؛ اما همیشه حواست را از کار مهم پرت می‌کند.
طبقه‌بندی · چهار خانه
هر خانه یک اقدام
وقتی جواب دو سؤال را داشته باشی، هر کار در یکی از این چهار خانه قرار می‌گیرد. مثال‌ها از یک هفتهٔ کاری مدیر پروژهٔ همان فروشگاه اینترنتی است:
بحران‌ها و مهلت‌هایی که همین امروز تمام می‌شوند.
- درگاه پرداخت از کار افتاده و سفارش ثبت نمی‌شود
- مهلت تحویل عکس‌ها فردا تمام می‌شود
کارهایی که آیندهٔ پروژه را می‌سازند و معمولاً عقب می‌افتند.
- برنامه‌ریزی اسپرینت بعد
- آزمایش سایت زیر بار پیش از افتتاح
- آموزش عضو تازهٔ تیم
فوری به نظر می‌رسند، اما لازم نیست حتماً خودت انجامشان بدهی.
- جواب ایمیل‌های تکراری تأمین‌کننده
- جلسه‌ای که حضور تو در آن لازم نیست
فقط وقت را پر می‌کنند؛ حذفشان برای خانهٔ دوم جا باز می‌کند.
- بازنگری چندبارهٔ رنگ دکمه‌ها
- گزارشی که هیچ‌کس نمی‌خواند
واگذار کردن یعنی سپردن، نه رها کردن. کار را به کسی بسپار که مناسب‌تر است، اما پیگیری نتیجه هنوز با توست.
تمرین · ده دقیقه
کارهای این هفته را مرتب کن
مثلاً این چهار کار از فهرست هفتهٔ مدیر پروژه این‌طور مرتب می‌شوند:
| کار | مهم؟ | فوری؟ | خانه | اقدام |
|---|---|---|---|---|
| رفع خطای درگاه پرداخت | بله | بله | ۱ | امروز، خودت یا برنامه‌نویس |
| به‌روز کردن فهرست ریسک | بله | نه | ۲ | سه‌شنبه ساعت ۱۰ در تقویم |
| جمع کردن فاکتورهای تأمین‌کننده | نه | بله | ۳ | به مسئول مالی بسپار |
| گزارش هفتگی که کسی نمی‌خواند | نه | نه | ۴ | حذف؛ یک خط در جلسه کافی است |
خانهٔ دوم · جایی که ارزش ساخته می‌شود
هرچه بیشتر به خانهٔ دوم برسی، خانهٔ اول کوچک‌تر می‌شود
همان مقالهٔ PMI، به نقل از کاوی، می‌گوید زمانی که صرف کارهای مهمِ غیرفوری می‌شود، از تعداد موقعیت‌های پرفشار و پراسترس خانهٔ اول می‌کاهد. برای مدیر پروژه، خانهٔ دوم یعنی کارهایی مثل این‌ها:
- توسعهٔ مهارت تیم
- واگذاری درست
- بهتر کردن ابزارهای ارتباطی
- ارتباط با افراد کلیدی
- برنامه‌ریزی
- پیشگیری از ریسک
برنامه‌ریزی و مدیریت ریسک کار خانهٔ دوم‌اند. اگر هیچ‌وقت برایشان وقت نداری، احتمالاً خانهٔ اول بزرگ‌تر از حد معمول شده است. دو راهنمای برنامهٔ واقع‌بینانه و مدیریت ریسک از همین‌جا شروع می‌شوند.
اگر همهٔ کارها در خانهٔ اول قرار گرفتند، معیار «مهم» را دوباره تعریف کن: مهم یعنی کمک به هدف پروژه، نه به خواستهٔ هر کس.
کار فوری دیگران لزوماً برای تو فوری نیست. بپرس: اگر امروز انجام نشود، دقیقاً چه اتفاقی می‌افتد؟
کارها جابه‌جا می‌شوند؛ کار خانهٔ دوم اگر عقب بیفتد، روزی به خانهٔ اول می‌رسد. هر هفته دوباره بچین.
تماشا کن · سه ویدیوی کوتاه
از دو دقیقه تا هفت دقیقه
ویدیوها انگلیسی‌اند و دسترسی به یوتیوب از داخل ایران ممکن است محدود باشد.
دورهٔ رایگان · برنامه‌ریزی و اجرا
- ۱برنامهٔ واقع‌بینانهٔ پروژه
- ۲اولویت‌بندی با ماتریس آیزنهاورهمین درس
- ۳مدیریت ریسک در پروژه
- ۴جلسهٔ کوتاه‌تر، نتیجهٔ بهتر
حالا که می‌دانی چه چیزی اول است، ببین چه چیزهایی ممکن است کار را به هم بزنند.
منابع
- کتابخانهٔ PMI — بهکارگیری هفت عادت کاوی در مدیریت پروژه (۱۹۹۶)
- Quote Investigator — ریشهٔ جملهٔ آیزنهاور (سخنرانی ۱۹ اوت ۱۹۵۴)
- EISENHOWER — The Eisenhower Matrix: Explained in 2 Minutes (YouTube)
- Todoist — Beginner’s Guide to the Eisenhower Matrix (YouTube)
- Mike Clayton — Prioritization: Understand Urgent and Important (YouTube)
ریشهٔ تاریخی و تعریف‌ها بر اساس منابع بالا در آبان ۱۴۰۵ بررسی شد. کارهای فروشگاه مثال‌اند. عکس داخل متن: Estée Janssens در Unsplash.
نویسنده
